Elementos indispensables para una gestión por PROCESOS

El entorno es cada vez más cambiante por factores como: la globalización, las condiciones políticas y económicas a nivel mundial, la introducción de nuevas tecnologías, el impacto que provoca el ser humano al planeta, las catástrofes naturales e incluso situaciones como la que estamos viviendo con el COVID-19, lo cual ha hecho que las Organizaciones vean la necesidad de una evaluación detallada de sus  procesos, la valoración de oportunidades de mejora y el análisis de los posibles riesgos a los que se expone la Organización, siempre tomando en consideración tres aspectos fundamentales:

• Requerimientos, necesidades de sus clientes y otras partes interesadas como: los trabajadores, el medio ambiente y las comunidades aledañas.
• Afectación de cada proceso en la calidad de sus servicios o productos, y por supuesto,
• El cumplimiento de los requisitos legales y técnicos.

Con todo lo anterior, las Organizaciones pretenden mejorar los procesos necesarios para su negocio, a fin de lograr permanecer en el tiempo con base en sus valores empresariales, seguir siendo competitivo, y enfrentar satisfactoriamente las amenazas e incluso convertir situaciones adversas en oportunidades. Este aspecto, por cierto, que va tomar relevancia en las organizaciones en estos tiempos de pandemia y post pandemia por la necesidad del establecimiento de Planes de Contingencia para Continuidad de Negocio.

Una de las estrategias que han puesto en marcha muchas empresas de éxito en el mundo, es la adopción de un modelo de gestión enfocado en procesos, el cual se basa en el control de las interrelaciones de todos sus procesos esenciales dirigiéndolos hacia resultados previsibles que conlleven al cumplimiento de las metas globales de la Organización.

La Organización Internacional de Estandarización, ISO (por sus siglas en inglés), ha establecido la gestión por procesos como requerimiento esencial en sus normas, para la implementación y certificación de sistemas de gestión en empresas.

Al hablar de enfoque a procesos, es necesario introducir dos conceptos importantes; la Visión Sistémica de las organizaciones y el de Procesos propiamente dicho.

La visión sistémica como concepto expresa que, toda Empresa independientemente de su tamaño y razón de ser, se puede analizar como un sistema que se inserta en un medio externo determinado, que le impone condiciones, del cual la Empresa obtiene corrientes de entradas como recursos materiales, talento humano, información etc., y hacia el cual la misma Empresa dirige sus corrientes de salida, en forma de bienes o servicios, pudiendo también generar corrientes negativas de salida. Tanto entradas como salidas deben ser controladas a lo interno de la Empresa y la forma es con; la mejora continua de las actividades que transforman esas entradas en salida.                                                                                                                                    

El otro concepto importante es el de Proceso: un proceso según la ISO es, “conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto” en otras palabras un proceso es la transformación a través de un conjunto de actividades relacionadas entre sí para convertir insumos en productos con un objetivo previamente establecido.

Cuando a los procesos se le aplica la visión sistémica, logrando la interrelación a través del control y la mejora continua para alcanzar resultados eficaces, coherentes, previsibles y dirigidos a cumplir las metas globales de la organización, entonces, estamos en presencia del Enfoque a procesos.

Para lograr implementar este enfoque se requiere primero del compromiso de todos los miembros de la Organización y particularmente un liderazgo responsable por parte de la Alta Dirección, quienes deben divulgarlo a todos los que conforman la Organización, a fin de que conozcan y comprendan lo que se quiere decir con un enfoque a procesos.

Par lograr el enfoque a Procesos la organización debe:

• Identificar y categorizar los procesos  según la  prioridad y aporte de valor para la Organización.
• Divulgar e inducir a los miembros de la organización sobre las relaciones y elementos generales de los procesos, a través de su representación gráfica en Mapas de Procesos.
• Ordenar y ubicar los procesos dentro de la estructura física y funcional de la Organización, a lo que se denomina Estructura Organizativa Enfocada En Procesos, y
• Documentar la Metodología de desarrollar los procesos y divulgar a toda la organización para que todos se encaminen hacia la gestión por procesos.

Le invitamos a que en estos enlaces visualice información más detallada que ofrecemos, con respecto a los Elementos Indispensables para una Gestión por Procesos.

Elementos indispensables para la gestión por procesos - Parte 1

Elementos indispensables para la gestión por procesos - Parte 2

 

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