UN RELATO TRÁGICO, CON UNA ÚTIL LECCIÓN

UN RELATO TRÁGICO, CON UNA ÚTIL LECCIÓN

Planes de Contingencia para Continuidad de Negocio

Así comienza el relato:

A mediados de 2020, cuando el crecimiento de afectados por el Covid-19 en el mundo se hacía más inminente, también aumentaban los impactos de esta pandemia para las Empresas.

 En algún lugar, una Empresa X, debió enviar a todo su personal a casa, ya que las restricciones sanitarias impuestas por las Autoridades Gubernamentales, no permitían la asistencia a los centros de trabajo para ciertos sectores no prioritarios, entre los cuales se encontraba la Empresa X.

Tratando de mantener activa la Empresa, los líderes de la compañía en medio de esta crisis sanitaria, analizaron por primera vez, que muchas de las actividades esenciales del negocio podían ser ejecutadas de forma remota y decidieron que algunas de las actividades principales las desarrollarían sus colaboradores desde casa. Contactaron a su personal gerencial y propusieron la alternativa. Al comunicarse con los trabajadores para tratar de establecer las acciones, con el tiempo corriendo en contra y en medio de esta situación crítica, se dieron cuenta que había muchas situaciones que paliar.

Algunas personas que eran clave para realizar actividades esenciales, no contaban en sus casas con equipos ni medios tecnológicos para realizar trabajo remoto, en algunos casos, no tenían servicio de Internet,  ni laptop o computadora personal en casa, para otros, la conexión por datos en su dispositivo móvil en su residencia, era tan deficiente, que no le permitía trabajar con esta herramienta.

Muchos trabajadores no podían avanzar en el trabajo remoto y cumplir con los objetivos fijados,  porque hacía falta información que la Empresa tenía resguardada de forma impresa o en las laptops del personal gerencial en las oficinas y a las cuales no podían acceder por las restricciones de la pandemia,  entonces, se tuvo que realizar trabajo extra para comenzar a  respaldar información en la nube y dar los accesos respectivos para lograr avanzar.

En el trabajo remoto, en esta forma improvisada, se empezaron a tener problemas de índole laboral, ya que no se analizó de manera concienzuda, la situación del colaborador, los empleados realizaban   trabajo  remoto con la familia en casa por la pandemia, con los hijos estudiando desde casa, a veces con una única computadora para todos los miembros de la familia, con la responsabilidad del cuidado de adultos mayores, entre otras exigencias familiares. Toda esta situación y adicionalmente el pretender que el trabajador dedicará la misma cantidad de horas de trabajo en la casa, en una situación de crisis y en muchas ocasiones, pensar que el trabajador debería estar disponible a cualquier hora y hasta altas horas de la noche por estar trabajando desde casa, provocó que la calidad del trabajo disminuyera, se entregaran productos con retardos y la carga mental del trabajador aumentara, incluso algunos, decidieran dejar el empleo.

A lo interno, no se habían establecido presupuestos para una situación de este tipo y los ingresos estaban disminuyendo, lo que hacía la situación más difícil aún. La comunicación y el trato con clientes en ese momento, no estaban muy bien, ya que todos estaban pasando situaciones similares, de manera que lograr que las relaciones fluyeran, que los clientes pudieran pagar y poder atender las deudas con terceros incluido el personal, con condiciones justas para la Empresa y para todos, estaba cuesta arriba.

…Y Colorín Colorado este cuento no ha acabado, la Empresa X, como muchas otras, seguramente sigue tratando de mantenerse, en medio de esta situación de pandemia, pero la manera improvisada a la que tuvieron que acudir sus líderes para dar continuidad al negocio, le trajo una ÚTIL LECCIÓN.

Ustedes se preguntaran:

- ¿y todo este CUENTO TRÁGICO por qué?

Las Empresas hoy día, en el entorno global y cambiante en el cual se encuentran inmersas, deben establecer estrategias para mantener la actividad de su negocio, ante situaciones no deseadas tomando en cuenta todos los posibles escenarios. Estas estrategias son los Planes de Contingencia para Continuidad de Negocio (PCCN).

Planes de Contingencia para la Continuidad del Negocio

La finalidad de un PCCN es establecer acciones ante situaciones imprevistas, para minimizar el impacto en las operaciones básicas de la Organización y permitir el retorno a la actividad normal en un tiempo prudencial, antes que se produzcan pérdidas de consideración.

Un Plan de Contingencia para Continuidad de Negocio está conformado por unos componentes que mencionaremos a continuación y para una mayor comprensión, haremos referencia al relato presentado.

Componentes de un PCCN

Los componentes son los siguientes:

• Posibles Escenarios: definición de las situaciones críticas, ante amenazas  y el impacto en los procesos de negocio.

En el relato, se dice: “los líderes de la compañía, en medio de esta crisis sanitaria, analizaron por primera vez, que muchas de las actividades esenciales del negocio podían ser ejecutadas de forma remota”. Esto nos indica que son esenciales los análisis de Riesgos, como insumo principal para un Plan de Contingencia para Continuidad de Negocio, tomando en consideración hasta los escenarios menos creíbles.

• Responsabilidades y organización: personal clave y competente para ejecutar los procedimientos adecuados en el caso de que se produzca una situación crítica.

En el relato: “algunas de las actividades principales las desarrollarían sus colaboradores desde casa.” Pero, ¿Cuáles colaboradores, quienes eran claves, sabían su rol dentro de la contingencia?

 En este caso se debe definir personal y puestos claves en los procesos que pueden seguir desarrollándose, además de las personas que coordinarán el plan en caso de que ocurra la situación no deseada. Al determinar el personal clave para los Planes de Contingencia para continuidad de negocio se deben analizar de manera detallada, no sólo las funciones específicas, también es necesario evaluar las competencias requeridas en situaciones extremas, actitudes y se le debe inducir sobre la importancia de su participación dentro del PCCN. 

• Acciones de respuesta: establecimiento de  las medidas a tomar, es decir los procedimientos en los cuales se indique cómo realizar las acciones y los periodos de recuperación.

En el relato se menciona: “En el trabajo remoto, en esta forma improvisada, se empezaron a tener problemas de índole laboral,… provocó que la calidad del trabajo disminuyera, se entregaran productos con retardos y la carga mental del trabajador aumentara, incluso muchos decidieran dejar el empleo.”

Para este componente es esencial analizar, documentar y divulgar estas acciones de manera que las actividades durante la crisis o situación no deseada, se realicen en tiempos prudenciales y los procesos sean agiles y adecuados. 

•  Recursos: Registros de información y documentación, base de datos de clientes y proveedores, autoridades competentes, Infraestructura tecnológica, Seguridad informática, accesos y Mecanismos de comunicación, materiales y equipos, formas y medios de acceso, disponibilidad de recursos monetarios, etc.

¿Cuáles son las lecciones con nuestro relato?

“Algunas personas que eran clave para realizar actividades esenciales, no contaban en sus casas con equipos y/o medios tecnológicos para realizar trabajo remoto…,”

“…hacía falta información que la Empresa tenía resguardada de forma impresa o en las laptops del personal gerencial en las oficinas y a las cuales no podían acceder…”

“…no se habían establecido presupuestos para una situación de este tipo…”

La  experiencia  y las lecciones que deja esta crisis sanitaria por el Covid-19, pueden facilitar a las Empresas el entendimiento y  la aplicabilidad de los Planes de Contingencia para Continuidad de Negocio, como una herramienta estratégica muy importante, más allá del renombre que han tenido en los últimos años.

 ¿Qué ofrecemos en RyR Servicios de Consultoría?

En RyR Servicios de Consultoría. C.A., ofrecemos el curso “Introducción a los Planes de Contingencia para Continuidad de Negocio”, el cual abarca aspectos claves para entender el tema y brinda herramientas prácticas para la consolidación de la información que se requiere para su documentación. Es un curso que introduce de una manera sencilla, pero sobre todo desde un punto de vista práctico, los aspectos relacionados con PCCN, a fin de brindar orientación sobre este tema tan actual y sobre todo tan pertinente, en momentos en que muchas Organizaciones y emprendedores han tenido que enfrentar una amenaza como esta, de la Pandemia por el COVID-19 y que pudieran estar pensando en establecer estrategias para proteger su negocio ante futuras amenazas.

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